時間: 2004-10-09
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摘要:如何策劃和進行變革
案例:
幾年間,陳俊就將一個幾個人的小作坊發(fā)展成今天數(shù)百人的D公司。隨著公司的飛速發(fā)展,也不斷地制訂了不少規(guī)章制度來規(guī)范內部的管理,但是陳俊依然感到管理上力不從心,制度倒是不少,但大多不能夠貫徹落實。到底該怎樣加強管理,陳俊一時不知從何下手。一次偶然的機會,陳俊在中央教育電視臺看到了正在播出的A管理模式,這種簡單易懂的管理模式深深地吸引了他。他立即郵購來一套A管理模式的VCD培訓教程,并為公司內每一位管理干部購置了一本《A管理模式》書,通過組織管理干部學習和討論,大家一致認為A管理模式很不錯。陳俊決定進行變革,推倒原來的那一套管理辦法,在D公司全面推廣A管理模式。于是以辦公室王主任為首的A管理模式推廣小組成立了,按A管理模式的九大系統(tǒng),他們加班加點花了三個多月的時間,推出了本公司的D管理模式。陳俊非常高興,下令宣布D管理模式正式在公司運行,然而事與愿違,這套陳俊極為重視的D管理模式仍然不能夠貫徹落實,不到兩星期,管理干部就帶頭違反規(guī)定、員工抵觸情緒日益滋長,使D管理模式流于形式。
陳俊對此深感困惑,如果說以前制訂的管理制度存在缺陷不能很好執(zhí)行是可以理解的,但按A管理模式制訂的D管理模式為什么同樣流于形式,得不到貫徹落實呢?企業(yè)的管理變革到底該如何進行呢?
分析:
要成功實施變革,關鍵就要解決企業(yè)的管理舉措不能得到有效貫徹執(zhí)行的問題。在我們?yōu)楸姸嗥髽I(yè)進行管理咨詢服務的過程中,對這個問題進行了多方面研究分析,我們認為,當前,大多數(shù)企業(yè)的管理模式不能得到有效貫徹落實的主要原因是:
1.缺乏系統(tǒng)性——不合理
企業(yè)的管理往往滯后于企業(yè)的發(fā)展,因此,隨著發(fā)展過程中層出不窮的問題,企業(yè)總是不斷地制訂一些規(guī)章制度來補漏救火,每一條規(guī)章制度在當時都是合理的,時間一長,制度一多,難免前后矛盾,從總體上、系統(tǒng)上來看就不合理了,這就直接影響了企業(yè)規(guī)章制度的嚴肅性和權威性,當然就很難讓員工心服口服地去執(zhí)行。因此,企業(yè)制訂規(guī)章制度要有發(fā)展的眼光,要站在系統(tǒng)的角度來看問題,否則,就會像補“補丁”,哪里破了就補一塊,最后成了一件難看的“百納衣”,誰也不喜歡穿。正因為此,D公司才主動用A管理模式來進行系統(tǒng)改造。
2.缺乏科學性——不適用
如今社會上出現(xiàn)了許多各具特色的管理理論,這些理論從不同的方面,在一定的程度上對解決企業(yè)的問題提出了一些新思路、新方法,于是許多企業(yè)在進行變革時采用和借鑒了這些先進的理論。而事實上,沒有一種理論可以解決企業(yè)的所有問題,也沒有一套管理模式適合于任何企業(yè)。最先進的東西不一定適用,而只有適用才是最好的。A管理模式也僅僅是給企業(yè)提供一個設計的框架,而D公司卻依樣畫葫地生搬硬套,沒有根據(jù)本企業(yè)的實際情況進行科學的分析和取舍,因此,效果難盡人意。不適用的管理模式又怎能叫人堅持下去呢。
3.缺乏操作性——不好用
缺乏可操作性,不單是像D公司這樣的企業(yè),甚至一些管理咨詢公司也有這樣一個無法逾越的最大障礙——“一摞紙”現(xiàn)象,即企業(yè)的新管理模式制定出來只是厚厚的“一摞紙”,既缺乏同企業(yè)實際的緊密結合,又缺乏程序化、標準化、規(guī)范化的操作步驟。這樣,就不能有效地指導員工的具體工作,不好用也就難以讓大家樂意用。
4.缺乏培訓——不理解
D公司和大多數(shù)企業(yè)一樣,對變革后推出的新管理模式缺乏培訓,既沒有讓全體員工認識到新管理模式會給企業(yè)和員工帶來更大的利益,也沒有讓員工掌握新管理模式的行為規(guī)范。不理解和未掌握的管理模式是很難得到有效的貫徹落實的。
5.缺乏檢查——不自覺
新管理模式會打破原來的工作方式和行為習慣,而每個人都會自覺不自覺地維護原來的習慣,如果沒有強有力的檢查督辦和控制約束,新管理模式的貫徹執(zhí)行只能是一句空話。而D公司檢查控制走過場、虎頭蛇尾,D管理模式的推行受挫是必然結果。
6.缺乏權威——不愿用
由于國內企業(yè)經營管理上存在這樣或那樣的問題,員工普遍認為本企業(yè)的管理者缺乏管理能力。企業(yè)的變革再由這些管理者來設計、實施,員工對他們的權威性就有所懷疑,甚至內心會產生抵觸情緒,其結果不言而喻。同時,企業(yè)的變革會觸及每個人的切身利益,大家都是利益中人,又怎能保證設計出來的新制度是公平、公正的呢?正所謂“醫(yī)不自治”,而D公司目前尚未具備自己為自己治病的能力,有失客觀、公平和權威性是在所難免的。
7.缺乏準備——不堅持
任何變革都會觸及大家的利益和打破原有的習慣,變革最先讓人感到的是痛苦:首先,變革要投入,增加企業(yè)成本;其次,由于新管理模式開始時大家不熟悉,不但效率降低,還容易犯錯誤;再次,管理加強了,規(guī)范了,大家普遍感到的是麻煩、不自在。因此,新管理模式受到抵觸和反抗是必然的。所以,最重要的就是要有充分的思想準備,一定要堅定不移地執(zhí)行下去。遺憾的是,變革實施時,D公司的個別領導由于缺乏耐心和毅力,放松對自己的約束,甚至率先帶頭違反新規(guī)定,這也是其變革失敗不可忽視的原因之一。
解決方案:
在接受了D公司的委托后,我們選派有豐富管理實踐經驗的資深顧問組成D公司項目小組,到D公司進行預調研,了解D公司這次變革的原因和希望達到的目的,經研究分析確定了項目的關鍵議題、咨詢方法、咨詢計劃、咨詢程序,最后以項目建議書的形式提交給D公司,在雙方取得共識后,我們的專家和D公司的有關人員共同組成了項目聯(lián)合小組,開始了如下步驟的變革:
1.宣講動員——學明白
由專家到D公司進行變革的集體培訓,統(tǒng)一觀念,讓每一個員工都能理解變革,認識到變革對企業(yè)和個人的發(fā)展的重要性,并積極配合和加入企業(yè)的變革行動。
2.進行調研——弄明白
項目小組到D公司多種形式進行正式調研,調研的內容有:企業(yè)概況、經營管理狀況及存在問題、企業(yè)組織結構、企業(yè)管理幅度與管理層次、經營范圍、方針、發(fā)展目標、企業(yè)理念與精神等與模式設計有關的各類內容。
3.草案設計——寫明白
根據(jù)調研分析,從諸多問題及現(xiàn)象中,找出具有代表性、主導性的主要問題,通過定量和定性分析,找出問題的本質,進行系統(tǒng)的歸納總結,編寫一套適用于D公司的管理模式草案,包括:調整D公司組織結構,制訂相應部門職能、崗位描述;預算制度及預算編制、控制、程序的制訂;建立和完善D公司內各類制度,主要工作程序;命令下達、開會、公文處理等指揮程序設定;設立各種檢查方式,建立檢查反饋渠道等內容。
4.反復研修——想明白
項目小組與D公司中的相關管理干部針對草案初稿進行研討,雙方采取“拔河”的方式,使其在符合管理原則和企業(yè)實際之間找到最佳的結合點,以實現(xiàn)新管理模式的可操作性。
5.全面培訓——說明白
變革的實施需要全體員工的理解和支持,所以,需要首先為D公司培訓出一批培訓師(實際上就是掌握和運用管理模式的職業(yè)經理人),再由他們通過逐級培訓的方式將新管理模式貫徹到基層員工,為變革的順利實施鋪平道路。
6.試行實施——干明白
幫助D公司組織動員試行大會,宣布D管理模式正式試行。試行期間,專家小組跟蹤試行情況,提供咨詢服務,并進行管理模式的完善。
7.正式實施——全明白
向D公司提供正式推廣方案,并放手讓成熟起來的D公司管理者擔當重任進行D管理模式的全面正式推廣實施。
點評:
企業(yè)管理存在問題,阻礙了企業(yè)的發(fā)展,需要進行變革;企業(yè)快速成長,原有管理模式落后了,也需要進行變革;企業(yè)面對變化萬千的激烈的競爭,要確保優(yōu)勢,更需要進行變革。因此,如何策劃和進行變革,這是每個企業(yè)都不得不面對的課題。認識到以下幾點,或許能為我們變革的成功增加幾分把握。
1.要有充分的物質和精神準備。首先,變革需要人力、物力、資金和時間的投入,沒有投入就沒有產出,而投入少了的結果往往是不會得到重視,也就談不上得到執(zhí)行了。其次,變革是一個過程,開始帶給人的往往是痛苦,只有在經過痛苦的蛻變之后才會得到新生。成功需要堅持不懈的信心和毅力。
2.要講科學,實事求是、量體裁衣。變革需要從實際出發(fā),弄清本企業(yè)所處的階段和現(xiàn)狀,在科學分析和總結的基礎上采用適合本企業(yè)的管理模式,而不是盲目套用所謂先進的管理方式和方法。
3.要抓住主要矛盾。首先,變革觸及到每個人的利益,不僅是企業(yè)所有者、經營管理者的事,也是全體員工的事,因此,得到全體員工的理解、支持和參與,對確保變革的成功是極其重要的。其次,變革最為重要的環(huán)節(jié)不是設計,而是執(zhí)行,設計出的方案再有可操作性,如果沒有得到貫徹落實,也只能是“一摞紙”。
4.借助“外腦”,請專業(yè)咨詢公司。每個人都會蓋一座小木屋,但要蓋一座大廈,只能請專業(yè)的建筑設計師。首先,專業(yè)咨詢公司見多識廣,有多次變革的經驗。其次,專業(yè)咨詢公司站在客觀、公正的立場,容易發(fā)現(xiàn)企業(yè)中存在的本質問題。再者,專業(yè)咨詢公司能夠處理一些企業(yè)內部不好解決的問題。
變革是企業(yè)發(fā)展到一定階段后的必然選擇。愿我們的企業(yè)敢于變革,善于變革,在變革中不斷成長壯大。